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Document-Management-System für Zuhause
Papier-Dokumente (DIN A4) scannen, digitalisieren und archivieren
Jeder hat sie zu Hause stehen: Dicke DIN A4-Ordner mit unzähligen Unterlagen, Anschreiben, Dokumenten, etc., welche teilweise bis an das Lebensende aufbewahrt werden müssen. Mit den Jahren häufen sich so Lohnabrechnungen, Verträge, Versicherungsscheine, Urkunden, Anschreiben & Co zu einem gewaltigem Unterlagen-Berg auf, welche sorgfältig in Büro-Ordnern einsortiert werden müssen.
Was passiert aber, wenn diese Unterlagen einmal zerstört werden sollten? Dann hat man ein richtiges Problem, denn es ist nicht unwahrscheinlich, dass auf wichtige Dokumente nicht mehr zugegriffen werden kann! Möglicherweise muss man nach Jahren Lohnabrechnungen vorweisen und wenn die Firma nicht mehr existiert, hat man so gut wie keine Möglichkeit mehr, an diese Abrechnungen heranzukommen.
Aus diesem Grund sollte man von seinen Dokumenten (genau wie wichtige Daten auf dem PC) eine Sicherungskopie erstellen und diese optimalerweise an einem anderen Ort aufbewahren. Somit sind die Sorgen nach einer Zerstörung dieser Dokumente (bsp. nach einem Hausbrand) deutlich weniger. Aber wie sollte eine Sicherungskopie durchgeführt werden? Jedes Dokument einzelnd kopieren und in zwei Aktenschränken aufbewahren ist nicht wirklich praktikabel und nimmt nur unnötig Platz weg.
Vorbild aus der Industrie: Document Management System
Große Firmen und Behörden setzen mittlerweile auf ein Document Management System. Anstatt die komplette Papierwirtschaft in unzähligen Aktenschränken aufzubewahren, wird der Papierverkehr einfach eingescannt, digitalisiert (bsp. als PDF- oder Bilddatei) und anschließend archiviert. Somit wird eine Menge Platz eingespart, Daten lassen sich einfacher und schneller finden und eine Datensicherung dieser Dokumente ist möglich.
Der Privatanwender benötigt aber keine teure und komplexe Document Management Software, sondern lediglich einen Scanner und eine einfache Strategie, wie die Dokumente sortiert werden sollen.
Scanner mit Vorlageneinzug von Vorteil
Ein einfacher Scanner reicht für das Archivieren von Unterlagen sicherlich aus, aber wenn man nicht nur 15 oder 20 Unterlagen einscannen möchte, sondern vielleicht 100, 1000 oder mehr, ist ein Scanner mit einem Vorlageneinzug mehr als sinnvoll. Mithilfe des automatischen Papiereinzuges kann gleich mehrere Dokumente zum einscannen einlegen. Somit kann man 20-30 Dokumente automatisch archivieren, ohne bei jedem einzelnen Dokumente ein neues Dokument einzulegen. Die eingescannten Dokumente werden automatisch benannt und nummeriert.
Gut für den Mehrfacheinzug und das Archivieren von DIN-A4-Seiten geeignet
Der HP OfficeJet 5610
In diesem Artikel wurde das Multifunktionsgerät Hewlett-Packard Officejet 5610 All-In-One verwendet, welches einen solchen Vorlageneinzug vorweist und sich bei der Archivierung von hunderten Dokumenten als sehr zuverlässig ausgezeichnet hat. Ohne Probleme konnte das Multifunktionsgerät von HP 20-30 Seiten nacheinander einziehen und selbst dünnes Papier (Durchdrücke) wurde problemlos eingezogen und gescannt. Die mitgelieferte Software ist sehr hilfreich beim Archivieren und das Scannen kann auch direkt vom Gerät vorgenommen werden.
Richtige Einstellungen: Dateiformat, Auflösung, Farbe
Auflösung: 300dpi mehr als ausreichend
Es macht wenig Sinn, ein einfaches Schriftstück mit der höchsten Scannerauflösung (dpi = dotches per inch) und 24 Bit Farbe einzuscannen, um es zu archivieren. Je mehr Informationen eingescannt werden, desto größer ist die Datei. Unter hohen Qualitätseinstellungen kann die Dateigröße bei einer DIN A4-Seite problemlos auf über 100 MB heranwachsen, so dass man bereits nach wenigen Dokumenten eine komplette DVD füllen kann. Hier ist man weit über das Ziel hinausgeschossen.
Einstellungen für den Scan
Bei einem Schrift-Dokument reichen in der Regel 150dpi aus. Auf der sicheren Seite ist man bei 300dpi, welches viele Druckerhersteller sogar bei Bildern als ausreichend ansehen.
Farbinformationen: Schwarz/Weiß (1 Bit)
"Verträge schließt man nicht mündlich ab, sondern hält sie Schwarz auf Weiß fest!". Richtig, warum sollte man also Schrift-Dokumente in Farbe einscannen? Aus diesem Grund sollte man in den Scannereigenschaften Schwarz/Weiß (1 Bit) einstellen, damit unnötige Farbinformationen wegfallen.
Dateiformat: Bei Text immer GIF
Es gibt relativ viele Bildformate: für Bilder werden in der Regel TIF, BMP (beide unkomprimiert), JPEG oder PNG verwendet. Für Text eignet sich vor allem das GIF-Format, da es eine sehr geringe Speichergröße und bei Text einen geringen Qualitätsverlust mit sich bringt.
Das Resultat: 80 bis 130 KB pro archivierter DIN A4-Seite
Mit den Einstellungen 300dpi, 1 Bit und GIF beträgt die Dateigröße eines archivierten Schrift-Dokumentes je nach Größe und Dichte des Textes und der restlichen Informationen 80 bis 130 KB. Im Durchschnitt kann man also mit 100 KB pro DIN A4-Seite rechnen, so dass man problemlos ca. 6500 bis 7000 DIN A4-Seiten auf einer einzigen CD-ROM archivieren kann.
Tipp: Einfach unterschiedliche Auflösungen ausprobieren, indem man die eingescannten Dokumente am Bildschirm betrachtet oder diese ausdruckt. Die hier genannten Einstellungen sind nur Vorschläge und haben sich in diesem Artikel als sinnvoll herausgestellt.
Strategie beim Archivieren
Der Hewlett-Packard Officejet 5610 All-In-One speichert die eingescannten Dokumente automatisch mit einer fortlaufenden Nummer (scannen0001, scannen0002, etc.). Hier sollte das älteste Dokument natürlich die kleinste Nummer haben, denn es können schließlich noch weitere Dokumente folgen. Daher sollte man sich überlegen, ob man die Dokumente in umgekehrt einscannt, damit sie in richtiger chronologischer Reihenfolge archiviert werden.
Logischerweise sollten die Dateien auch einen aussagekräftigen Namen erhalten. Wer es in Betracht zieht, Dateien mit einem Datum zu versehen, der sollte die Dateien nach dem Prinzip Jahr-Monat-Tag_ZAHL benennen. Die Dateien sollten also 2008-01-25_001, 2008-01-25_002, usw. lauten, damit sie auch richtig sortiert werden. Wichtig ist auch, dass man sich überlegt, wieviele Dateien in einem Verzeichnis archiviert werden. Fängt man nämlich mit 1,2,3,usw. an zu zählen, so werden die Daten ebenfalls falsch sortiert, da das Dateisystem von links nach rechts sortiert. Wenn man beispielsweise mehrere Hundert Dateien in einem Vrz. speichert, sollte man mit 0001,0002,0003,usw. starten.
Nützliches Tool: FileRenamer
Für die Archivierung gibt es einige kostenlose Programme, mit denen man mehrere Dateien gleichzeitig umbenennen kann. Somit ist es möglich, mit einem Mausklick gleich mehrere Dateien umzubennen, so dass diese auch automatisch nummeriert werden.
Mit dem Windows-Explorer kann man auch mehrere
Dateien umbennen: einfach mehrere Dateien anklicken und umbenennen.
Bequemer ist das Umbennen aber mit einem Tool wie FileRenamer
Fazit
Mit dem richtigen Einzugsscanner und einer relativ kurzen Vorbereitung ist es auch für den Privatanwender ein Kinderspiel, um seine wichtigen Dokumente zu archivieren und platzsparend auf seinem Rechner zu speichern! Jeder hat also die Möglichkeit, sein kleines privates Dokumenten-Management-System aufbauen.